Sol & Kleene Trucks B.V. is een jong bedrijf, gespecialiseerd in de inkoop van gebruikte trucks en trailers. Bij de start in 2020 werd Exact Online aangeschaft als boekhoudpakket. Om administratief mee te komen met de start van het bedrijf schakelde Sol & Kleene Trucks de hulp van Activium in om het boekhoudsysteem gebruiksklaar te maken.
Jaarlijks importeert Sol & Kleene Trucks vele trucks en trailers vanuit alle windstreken voor klanten in alle uithoeken van de wereld. Met als doel: de klant blij maken met die ene perfecte vondst. Al staat het bedrijf zelf nog in de kinderschoenen, de mensen erachter zeker niet. Met hun jarenlange ervaring en kennis in de branche is handelen hun professie geworden. Gerieke is eigenaar van Sol & Kleene Trucks B.V. en hoofdverantwoordelijke voor de administratie van het bedrijf.
Snel schakelen
Aan ervaring op administratief gebied had Gerieke geen gebrek toen Sol & Kleene Trucks twee jaar geleden startte. Ze wist wat ze wilde: een online boekhoudpakket dat altijd en overal bereikbaar is. De keuze viel op Exact Online Boekhouden. Maar met de aanschaf van het pakket was ze er nog niet. Gerieke: “Ik weet hoe een administratie werkt, maar ik ben geen softwarekenner. Het bedrijf ging door en ik kon niet mee omdat het systeem nog niet was ingericht.” Door het ontbreken van de juiste inrichting van Exact Online kon Sol & Kleene Trucks administratief niet van start. Er werd online gezocht naar een oplossing. Gerieke: “Ik kwam via Google terecht bij Activium. Een consultant kwam de volgende dag al bij ons op kantoor. Er werd heel snel geschakeld.”
Een goede administratieve basis
Gerieke: “De consultant van Activium heeft onze administratie ingericht. Hiervoor heeft hij eerst gekeken hoe alles door de administratie heen moest lopen.” Al snel bleek dat de gekozen versie van Exact Online te weinig ondersteuning gaf aan de processen. “Het pakket bleek niet uitgebreid genoeg”, vertelt Gerieke. “Zo konden we bijvoorbeeld de voorraad niet invoeren.” Op aanraden van de consultant werd gekozen voor Exact Online Handel, een ideaal pakket voor handelsbedrijven die order-, relatie- en voorraadbeheer in hun administratie willen verwerken. “Na het inrichten van de administratie heeft de consultant van Activium ons nog verder op weg geholpen”, zegt Gerieke. “Hij heeft onder meer een factuurlay-out gecreëerd en de voorraad in het systeem gezet. Ook heeft hij voor ons de btw-categorieën goed gezet.”
“De consultant lost problemen op, maar voorziet ze ook. Hij behandelt vragen heel compleet”
Advies op locatie
Een meerwaarde van het inschakelen van Activium? De hulp op locatie, vindt Gerieke: “Sommige onderdelen van ons bedrijfsproces had ik telefonisch niet kunnen uitleggen. Het was dan ook fijn dat de consultant twee keer op locatie is geweest. Hij heeft me echt uit de brand geholpen. Overige dingen hebben we per e-mail en telefoon afgehandeld. Ook heeft hij beschrijvingen voor me gemaakt, die ik er af en toe bij kan pakken.” Dankzij de goede basis en duidelijke instructies kan Gerieke zelfstandig aan de slag met Exact Online. Maar als er iets is, dan is de consultant van Activium bereikbaar voor vragen. Gerieke: “Bij vragen kan ik mailen. Bijvoorbeeld als ik iets fout heb ingeboekt of wanneer er een herwaardering nodig is. De consultant kan dan op afstand meekijken. Soms is dit één keer per maand, de andere keer twee keer per week. En heeft onze accountant vragen, dan kan ook hij contact opnemen.”
Exact Online Handel
Gerieke is blij met de keuze voor Exact Online Handel. “Dit pakket heeft de module voorraad en die hebben we bij Sol & Kleene Trucks gewoon nodig. Verder biedt het pakket veel andere mogelijkheden. Door de juiste inrichting zien we ook goed wat die mogelijkheden zijn. Daarnaast halen we mooie inzichten uit Exact.” Als ander voordeel noemt Gerieke het ‘overal kunnen inloggen’. “Ik kan thuis doen wat ik op kantoor doe. Fijn, want ik ben verantwoordelijk voor de administratie. Als er iets is moet ik erin kunnen.”
Kennis van de klant
Als grootste meerwaarde van Activium noemt Gerieke de kennis van Exact, gecombineerd met specifieke klantkennis. Gerieke: “De consultant lost problemen op, maar voorziet ze ook. Hij behandelt vragen heel compleet. Als we zijn hulp niet hadden gehad, zou ik niet op het niveau werken dat ik nu doe. Je kunt ook de helpdesk van Exact bellen, maar die zijn niet ingericht op een specifieke klantvraag. Ik kan ze bellen als ik iets algemeens moet wijzigen, zoals een adres, maar als we een specifieke truck hebben ingekocht en ik weet niet hoe ik die moet inboeken, dan is de consultant van Activium degene die weet wat ik moet doen.”
Weten of Exact Online ook voor jouw organisatie geschikt is? Je leest het in dit artikel. Direct contact opnemen kan natuurlijk ook.