E-Facturatie

Verplicht vanaf april 2019

Elektronische facturatie (overheid) verplicht

Gepubliceerd op 26 februari 2019

Elektronisch factureren, slechts 2% van de Nederlandse bedrijven doet dit. Grote kans dat u dit (onbewust) ook nog niet doet. Het is wel verstandig om er zo snel mogelijk mee te beginnen, zeker als u levert aan de Rijksoverheid. De Rijksoverheid stelt elektronisch facturen verplicht per 1 april 2019. Wat is elektronisch factureren en hoe kunt u er snel mee aan de slag? 

Digitaal of elektronisch factureren

Elektronisch factureren is niet hetzelfde een factuur als pdf per e-mail versturen. Ook niet klaarzetten in een portaal waar de klant die kan ophalen. Dit zijn voorbeelden van digitaal factureren. Op zich is deze methode makkelijker en sneller dan een papieren factuur versturen en/of verwerken. U moet echter nog altijd een factuur handmatig boeken of een scan- en herkenoplossing gebruiken om de factuur om te zetten naar een boekingsvoorstel. Hierbij verliest u helaas de detailgegevens van de factuur. Uitsplitsing vindt hooguit plaats in bedragen die samenhangen met de gebruikte btw-percentagesHandmatige aanvullingen zijn daarom nog vaak nodig.

Geen handmatig werk

Een elektronische factuur is een bestand met daarin alle factuurregels. U leest de factuurregels als boekingsregels in uw administratiesoftware. Hiermee verliest u geen detailinformatie, dus de factuur wordt automatisch 100% herkend. Ook uw klanten hebben er plezier van. Inlezen van elektronische facturen gaat met een druk op de knop en wordt zo veel sneller betaalbaar gesteld.

Facturatie aan de rijksoverheid

Bent u van plan om producten of diensten aan de rijksoverheid te verkopen? Ga dan direct over op elektronisch factureren. De rijksoverheid verplicht nieuwe leveranciers om sinds 1 januari 2017 elektronische facturen te sturen. Er is afgesproken dat Europese lidstaten in 2020 helemaal over moeten op elektronisch factureren. Daarom heeft de rijksoverheid deze verplichting voor nieuwe leveranciers nu al opgenomen in de inkoopvoorwaarden. Leverde u al aan de rijksoverheid, dan mag dit nog op de oude manier.

Hoe factureert u aan de rijksoverheid?

U heeft als ondernemer 3 mogelijkheden om de elektronische facturen aan de overheid te verstrekken:

  1. Via het selfserviceportaal van de overheid
    Voer via het selfserviceportaal handmatig uw factuur in. U heeft daarvoor een PKI overheidscertificaat nodig waarmee u de factuur ondertekent voor verzending. Een nadeel is dat u de factuur ook handmatig in uw boekhouding moet verwerken.
  2. Via Digipoort
    Dit kan als uw administratiepakket een (directe of via een gekoppelde applicatie) verbinding heeft met Digipoort voor de inkoopfacturen van de overheid. Dat moet dan wel in een apart formaat het OHNL (Overheid Nederland formaat).
  3. Via Simplerinvoicing
    Het e-factuurformaat Simplerinvoicing  is de standaard in Nederland en geschikt voor facturatie aan de (rijks)overheid en het bedrijfsleven. Verzender en ontvanger zijn verzekerd van aflevering. De rijksoverheid is verplicht om haar facturen op deze wijze te versturen.

Facturatie naar ondernemers

Elektronisch factureren naar ondernemers is niet verplicht. Toch zien steeds meer bedrijven de voordelen omdat de verwerking van facturen sneller gaat. U kunt deze e-facturen verzenden per email maar ook via het Simplerinvoicing platform. Daardoor bent u er zeker van dat de ontvanger uw factuur krijgt.

Hoe ondersteunt Exact elektronisch factureren?

Via Exact Online is elektronisch factureren mogelijk in UBL 2.0-formaat sinds 2008 en sinds 2014 ook via het Simplerinvoicing formaat. U stuurt de factuur gewoon mee in de e-mail, of via Send & Track.

Voor Exact Globe zijn ook mogelijkheden. Zo bestaat o.a. E-Factuur voor Globe en TIE Kinetix. Het automatiseren van het aanmaken, versturen en afwikkelen van facturen en creditnota’s is veelal afhankelijk van uw organisatie, uw afnemers en uw systemen. Laat ons gerust eens adviseren wat voor uw organisatie de beste oplossing kan zijn.

Meer informatie?

Wilt u ook uw facturatieproces elektronisch maken en op kosten besparen? Meer weten over E-facturatie? Neem gerust contact op met ons voor vrijblijvend advies.

Delen: