Licorne Petroleum

Exact geeft een stuk meer zekerheid en vermindert fouten.

Licorne Petroleum

Licorne Petroleum handelt in brandstoffen voor belading op tankers. Daarnaast is Licorne geautoriseerd distributeur voor BP en Castrol smeermiddelen voor de scheepvaart. Sinds september 2009 bestaat Licorne Petroleum in haar huidige vorm, tot die tijd handelden zij wel in olie, niet in aanverwante artikelen. Licorne Petroleum betrekt de olie direct van de raffinaderijen.

Vanuit de historie is BP een belangrijke leverancier. De wholesale-afdeling voor de scheepvaart is in 2009 ge-outsourced aan Licorne Petroleum. ‘Voor BP was dit een handige keuze, wij nemen BP veel administratieve rompslomp uit handen. Voor Licorne betekende het een voortzetting van onze werkzaamheden, alleen op juridisch gebied was er wat veranderd, het was al onze core business,’ zegt Kevin Overbeeke, controller bij Licorne Petroleum.

De uitdaging

Licorne Petroleum had de administratie van de in- en verkoop van olie met een eenvoudig pakket ingericht, maar was afhankelijk van de afleverbonnen van de leverancier voor het administreren van de voorraden en facturatie. Met het overnemen van een afdeling van BP Oil in 2009, wilde Licorne Petroleum een 100 procent sluitende administratie voeren.

De financiële administratie en daarmee de voorraad- en orderadministratie, moest professioneel ingericht worden met een volwaardig ERP pakket. Met Exact Globe werden de systemen compleet ingericht in combinatie met een zelfgeschreven handelsapplicatie. Het gevolg: professionelere bedrijfsvoering, betere sturing op liquiditeit en betere controle.

Licorne Petroleum werkte altijd met een vrij simpel pakket, geschikt voor kleine bedrijfsboekhoudingen. Sinds de organisatie de wholesale activiteiten van BP heeft overgenomen, is een professioneler pakket gewenst.

‘De behoefte om ook de hele voorraadadministratie en orderadministratie systematisch vast te leggen, heeft ons doen besluiten ons te oriënteren op een nieuw softwarepakket’.

De rol van automatisering

Sinds 1 januari 2011 werkt Licorne Petroleum met Exact Globe. Combinatie met eigen add-on werkt perfect Exact Globe wordt gebruikt voor de complete financiële administratie. ‘Wij zijn ook samen met onze partner Activium (voorheen GCS) een add-on aan het schrijven,’ legt Overbeeke uit. ‘Dit is een handelsapplicatie, omdat wij voor in- en verkoop van olie op de internationale future beurs een dergelijke applicatie nodig hebben.

Wij gebruiken deze applicatie nu al wel, maar deze is nog niet 100 procent uitontwikkeld. Bij onze oriëntatie op nieuwe software hebben wij ook totaalpakketten beoordeeld die beide behoeften combineren, maar dan krijg je nooit een oplossing die helemaal op maat is. Daarbij was Exact een groot en bekend merk, dus we hadden het vertrouwen dat dit goed zou komen. Wij zijn blij met onze keuze voor Exact Globe in combinatie met de handels add-on en willen dit te zijner tijd uitbreiden met modules van Exact.’

Overbeeke: ‘Het geeft een stuk meer zekerheid en vermindert fouten. Voorheen waren wij bij onze orderadministratie afhankelijk van de leverancier. De papieren leverbewijzen die zij ons stuurden bij een bestelling, werden gekopieerd en een op een bij ons in de administratie opgenomen. Hierop baseerden wij onze voorraden. Indien de leverancier een verkeerd artikel had gearceerd, dan zou het hierdoor verkeerd kunnen gaan in de facturatie naar afnemers, omdat wij het gearceerde artikel zouden factureren. Sinds Exact Globe hebben we een betere controle en gaat alles automatisch, van het invoeren van een bestelling tot en met de facturatie. Het levert nog niet direct tijdwinst op, omdat we voorheen de bestellingen die we ontvingen zo doorfaxten naar de leverancier. Nu zijn daar extra administratieve handelingen voor nodig, maar alles klopt nu wel. In de toekomst, wanneer we ons alles eigen hebben gemaakt en we nog wat extra zaken hebben geautomatiseerd, verwacht ik dat we sneller kunnen werken.’

De toekomst

‘We hebben tijd nodig gehad om het pakket goed in te richten en te begrijpen. Dat is dan weer een nadeel van een pakket waar zoveel mee kan en waar zoveel uit gehaald kan worden qua informatie,’ lacht Overbeeke.

Momenteel is bijna alles onder de knie en is Licorne zich aan het oriënteren op extra modules, zoals herinneringsfacturen en een automatische mogelijkheid deze te e-mailen naar debiteuren. Voor de liquiditeit is het heel belangrijk dat klanten geen dag later betalen dan de dag waarop de termijn verloopt, omdat het om grote transacties gaat. Door het gebruik van Exact Globe is de liquiditeit beter onder controle.

Oplossing(en): Exact Globe | Autodoc
Kevin Overbeeke
Controller
FTE: 9
Branche: Groothandel (olie)
Oprichting: 2009
Vestiging: Rotterdam
Delen: