Op 1 januari 2019 wordt het lage btw-tarief van 6% verhoogd naar 9%.
Dat heeft gevolgen voor de orderadministratie en facturatie met Exact Globe (Next). Natuurlijk gelden de aanpassingen ook o.a. voor de inkoopfacturen. Vaak wordt gedacht dat het aanpassen van het btw-percentage in de bestaande btw-codes wel volstaat, maar dat is niet juist!
Ook het simpelweg toevoegen van een nieuwe btw-code voor het nieuwe percentage is niet handig, omdat de oude code dan gekoppeld blijft aan debiteuren, crediteuren en artikelen.
In het factuurstelsel bepaalt de factuurdatum in welk tijdvak de factuur valt (zie de website van de Belastingdienst) en dus welk percentage moet worden toegepast. In orders en facturen die in de tweede helft van december 2018 worden ingeschreven, maar pas in 2019 worden gefactureerd, moet al het nieuwe btw-percentage worden toegepast. In orders die in 2018 worden ingeschreven, maar wel nog in 2018 worden gefactureerd, moet nog het oude percentage toegepast worden.
Verder geldt dat de factuur met een factuurdatum later dan 15 dagen na de leverdatum, moet worden aangegeven in het tijdvak dat hoort bij de 15e dag na de leverdatum.
In tabelvorm:
| leverdatum | factuurdatum | btw-tijdvak | btw-% |
| t/m 16-12-2018 | alle | 2018 | 6% |
| vanaf 17-12-2018 | t/m 31-12-2018 | 2018 | 6% |
| vanaf 17-12-2018 | vanaf 1-1-2019 | 2019 | 9% |
Gedurende een aantal weken worden het oude en het nieuwe percentage tegelijkertijd gebruikt. Er zijn daarom twee btw-codes nodig voor het lage tarief: één met 6% en één met 9%. Als er in de oude situatie al twee btw-codes voor laag tarief zijn, één voor berekening inclusief btw en één voor berekening exclusief btw, dan zijn er dus tijdelijk vier btw-codes nodig.
Exact biedt een BTW-conversie, waarmee de nieuwe btw-codes automatisch aangemaakt worden en in de relevante stamgegevens en transacties worden overgenomen, bijvoorbeeld in debiteuren, crediteuren en artikelen en in verkooporders en facturen. Uitgebreide informatie over deze conversie is te vinden in de ‘knowledge base‘ van Exact. In de meeste gevallen is de keuze voor conversie van het btw-percentage beter dan de keuze voor het aanmaken van nieuwe btw-codes.
Maar ook na deze conversie is het belangrijk goed op te letten bij de orderinvoer en facturatie! Invoerders van orders en facturen moeten goed weten welk percentage moet worden toegepast en waarom, zodat zij de juiste code gebruiken en eventueel de juiste correcties maken als er wijzigingen in de lever- en facturatiedatum worden doorgevoerd.
Om de BTW conversie uit te voeren is mogelijk het updaten van uw Exact programmatuur noodzakelijk. Ook raden wij u aan een back-up te maken voordat u de wijzigingen doorvoert.
Onze consultants helpen u uiteraard graag bij de update en de BTW wijzigingen. Remote of op locatie helpen wij u. Omdat de agenda’s nagenoeg gevuld zijn in deze tijd van het jaar, is het verstandig tijdig onze hulp te reserveren.