Peppol en ViDA: is jouw organisatie klaar voor verplichte e-facturatie?

Voor wie is dit relevant?

Dit onderwerp is relevant voor vrijwel alle organisaties die aan minimaal één van onderstaande punten voldoen:

• versturen of ontvangen van B2B‑facturen
• werken met Exact Globe Next, Exact Globe+ of Exact Online
• hebben van internationale klanten of vestigingen
• gebruik maken van scan‑ en herkenningssoftware voor inkoopfacturen

Vooral organisaties die actief zijn in meerdere Europese landen krijgen hier de komende jaren onvermijdelijk mee te maken. Maar ook bedrijven die alleen in Nederland opereren, doen er verstandig aan zich nu al te verdiepen in wat eraan komt.

Wat zijn Peppol en ViDA eigenlijk?

ViDA staat voor VAT in the Digital Age en is Europese wetgeving die is bedoeld om btw‑stromen beter inzichtelijk te maken. In de praktijk bleek dat wat het ene land rapporteerde als export, lang niet altijd overeenkwam met wat het andere land als import aangaf.

België was daarin een duidelijk voorbeeld. Daar werd het zogeheten ‘ViDA‑gat’ zichtbaar: factuurstromen die niet goed matchten. Voor de Europese Unie was dat aanleiding om e‑facturatie verplicht te maken.

Peppol is het netwerk dat dit mogelijk maakt. Het fungeert als een digitale brievenbus waarlangs facturen veilig, gestructureerd en controleerbaar worden verzonden en ontvangen. Geen losse pdf’s meer per mail, maar gestandaardiseerde berichten in UBL‑formaat.

Waarom begon België en waarom is dit nu urgent?

België was het eerste land waar B2B‑e‑facturatie via Peppol verplicht werd gesteld. Dat gebeurde om een voorbeeld te stellen en beter zicht te krijgen op btw‑stromen.

In de praktijk bleek dat veel organisaties daar niet op tijd klaar voor waren. Software was verouderd, koppelingen ontbraken of processen waren ingericht op pdf‑facturen via e‑mail.

Hoewel handhaving in België nog relatief coulant is, is de verplichting er wel degelijk. En dit blijft niet beperkt tot België:

• Nederland zal volgen, een datum ligt nog niet vast
• Andere landen zoals Frankrijk, Duitsland, Spanje en Polen hebben eigen tijdlijnen en soms zelfs eigen netwerken
• Uiteindelijk wil Europa in 2030 e‑invoicing overal verplicht hebben

Dat maakt dit geen ‘ver-van-je-bed’-show meer, omdat een zorgvuldige implementatie tijd en aandacht vraagt.

Wat betekent dit voor Exact‑gebruikers?

Exact Online

Werk je volledig met Exact Online? Dan ben je technisch gezien al een heel eind:

• Updates worden automatisch doorgevoerd
• Peppol‑facturatie voor uitgaande facturen is beschikbaar
• Registreren voor Peppol kan eenvoudig via de software

Voor inkomende facturen is wel een licentie-uitbreiding nodig in de vorm van bundels. Die bundels zijn flexibel per maand in te zetten en gebaseerd op het aantal inkoopfacturen. Je kunt het zien als een databundel voor je mobiele telefoon; je kan wat er van je bundel overblijft vaak meenemen naar een volgende maand.

Exact Globe Next en Exact Globe+

Voor Exact Globe Next geldt dat de laatste update in maart 2026 verschijnt en dat verdere ontwikkelingen stoppen. Nieuwe wetgeving en e‑invoicing functionaliteit worden alleen nog doorontwikkeld in Exact Globe+.

Peppol is in beide versies beschikbaar, maar:

• voor inkomende facturen is minimaal de update van oktober ’25 nodig
• toekomstige wetgeving voor andere landen wordt uitsluitend in Exact Globe+ ondersteund

Voor organisaties die internationaal actief zijn, is overstappen naar Exact Globe+ daarom onvermijdelijk.

Inkomende facturen en scan‑software: vaak de bottleneck

In de praktijk zit de grootste complexiteit niet bij het versturen, maar bij het ontvangen van facturen. Veel organisaties gebruiken daarvoor scan‑ en herkenningssoftware zoals ScanSys ImageCapture, Blue10 of Elvy. Deze oplossingen hebben eigen koppelingen en soms een eigen Peppol‑access point.

Als een scanoplossing geen eigen Peppol‑ontvangst ondersteunt, kan een externe partij fungeren als digitale brievenbus. Facturen worden dan ontvangen via Peppol en doorgestuurd als combinatie van:

• een UBL‑bestand (gestructureerde data)
• een pdf (leesbare weergave)

Het voordeel van UBL is dat het altijd hetzelfde formaat heeft, waardoor foutkansen veel lager zijn dan bij OCR‑herkenning van pdf’s.

Internationale complexiteit: één Europa, meerdere systemen

Niet elk land gebruikt Peppol. Duitsland werkt bijvoorbeeld met XRechnung, Polen met KSeF en Spanje met weer een ander systeem.

Dat betekent:

• land-specifieke eisen
• soms extra validaties, zoals QR‑codes
• verschillende technische standaarden

Exact Globe+ kan hier rekening mee houden, maar alleen als de juiste licenties en instellingen worden gebruikt. Organisaties die één licentie gebruiken voor meerdere landen lopen hier in de praktijk tegen beperkingen aan.

Hoe pakt Activium dit aan?

Bij Activium begint het niet bij techniek, maar bij overzicht.

Samen met de klant kijken we:

• welke Exact‑oplossing wordt gebruikt
• welke landen en factuurstromen betrokken zijn
• welke aanvullende software is gekoppeld
• waar risico’s of knelpunten zitten

Vaak loopt dit samen met een migratie naar Exact Globe+. Dat zijn trajecten die tijd vragen, zeker bij maatwerk en koppelingen. Daarom is op tijd beginnen essentieel.

Tot slot

Peppol en ViDA zijn geen geïsoleerde IT‑onderwerpen, maar raken je hele facturatieproces.

Wie nu in beweging komt:

• voorkomt tijdsdruk en schaarste aan capaciteit
• houdt keuzevrijheid in oplossingen
• en voorkomt verrassingen of boetes

Niet elke organisatie hoeft vandaag alles te veranderen. Maar inzicht krijgen in waar je staat, is wel een noodzakelijke eerste stap.

Meer weten?

Wil je weten wat Peppol en ViDA betekenen voor jouw Exact‑omgeving of internationale structuur? Neem contact op met Activium voor een verkennend gesprek.