Voor organisaties die nu met Exact Globe Next werken, komt de overstap naar Exact Globe+ op tafel. Exact stopt dit jaar de ondersteuning op de huidige versie en nieuwe ontwikkelingen worden alleen nog in Exact Globe+ doorgevoerd.
Toch voelt zo’n migratie voor veel organisaties groter dan hij op het eerste gezicht lijkt. Niet vanwege een veranderde interface of nieuwe knoppen, maar vanwege alles wat er onder water gebeurt.
Om dat technische perspectief beter te begrijpen, spraken we met onze collega Frank van Schip, business consultant bij Activium. Vanuit zijn rol kijkt hij dagelijks naar de technische inrichting van Exact-omgevingen en naar de kwaliteit van implementaties. Zijn conclusie is nuchter: de migratie zelf is vaak niet het lastigste onderdeel. De voorbereiding wel.
Een nieuwe versie, maar geen compleet nieuw systeem
Exact Globe+ is de opvolger van Exact Globe Next. Voor gebruikers verandert er functioneel relatief weinig. Menu’s staan op een andere plek en het uiterlijk is iets aangepast, maar de manier van werken blijft grotendeels hetzelfde.
De echte veranderingen zitten vooral onder de motorkap. De nieuwe versie stelt andere eisen aan de technische omgeving en sluit aan op modernere infrastructuur en beveiliging. En juist daar ontstaat vaak de complexiteit.
Wat organisaties meestal wél en niet weten
Vrijwel elke organisatie kan haar bedrijfsprocessen beschrijven. Hoe een order binnenkomt. Hoe een factuur wordt verstuurd. Hoe een project wordt afgehandeld. Maar zodra het gesprek verschuift naar de technische processen achter die stappen, wordt het vaak lastiger.
- Welke scripts verwerken automatisch data?
- Welke koppelingen sturen informatie door naar andere systemen?
- Welke afhankelijkheden bestaan er met databases, servers of netwerkcomponenten?
Dat zijn precies de onderdelen die tijdens een migratie voor verrassingen kunnen zorgen. Niet omdat de migratie verkeerd gaat, maar omdat deze technische laag vaak minder zichtbaar is in de dagelijkse operatie. Hoe beter die vooraf in kaart wordt gebracht, hoe kleiner de kans dat er na livegang onverwachte verstoringen ontstaan.
Wil je weten hoe zo’n traject er concreet uitziet? In een eerdere blog leggen we stap voor stap uit hoe we organisaties begeleiden bij de overstap naar Exact Globe+. Lees hier het volledige stappenplan voor de migratie naar Exact Globe+.
Niet elke Globe-omgeving is hetzelfde
De impact van een migratie verschilt sterk per organisatie. Een relatief eenvoudige omgeving waarin Exact Globe zelfstandig draait, is vaak overzichtelijk te migreren. Maar zodra andere systemen gekoppeld zijn, verandert het beeld.
Denk bijvoorbeeld aan organisaties die Exact Globe combineren met Exact Synergy of andere applicaties die data uitwisselen met de administratie. In zulke situaties ontstaat een applicatielandschap waarin meerdere systemen continu met elkaar communiceren. Een migratie raakt dan niet alleen Globe zelf, maar ook de koppelingen daartussen. Juist daarom begint een goed traject altijd met een inventarisatie van die technische afhankelijkheden.
De infrastructuur kan een verrassende factor zijn
Een ander punt waar organisaties soms pas laat achter komen, zijn de technische vereisten van de nieuwe versie. Exact Globe+ kan andere eisen stellen aan de omgeving, bijvoorbeeld aan de gebruikte SQL-server of Windows-server. Voor sommige organisaties is dat eenvoudig op te lossen.
Maar als meerdere applicaties dezelfde infrastructuur gebruiken, kan een upgrade ineens een breder IT-vraagstuk worden. Dan moet eerst worden onderzocht of andere systemen nog compatibel zijn met de nieuwe omgeving. Dat maakt een migratie niet ingewikkelder, maar wel zorgvuldiger.
Waarom voorbereiding belangrijker is dan snelheid
Bij Activium zien we dat het succes van een migratie zelden wordt bepaald door de livegang zelf. Het verschil wordt eerder gemaakt in de fase daarvoor. Door vooraf processen en technische afhankelijkheden te inventariseren, kunnen organisaties testen of de belangrijkste scenario’s blijven werken. Denk aan het verwerken van orders, het uitvoeren van boekingen of het draaien van salarisruns.
Vaak adviseren we klanten om migraties op een moment te plannen waarop er ruimte is om te testen. Bijvoorbeeld aan het begin van een maand, zodat er tijd is om eventuele issues op te lossen voordat kritische processen zoals salarisruns of maandafsluiting starten. Zo voorkom je dat een technische migratie onverwacht impact heeft op de dagelijkse operatie.
Techniek blijft mensenwerk
Zelfs met een goede voorbereiding blijft techniek onvoorspelbaar. In vrijwel elk traject kom je dingen tegen die vooraf niet volledig zichtbaar waren. Het verschil zit dan in ervaring en aanpak.
Bij Activium werken consultants die al jarenlang Exact-omgevingen implementeren en migreren. Daardoor herkennen we patronen en afhankelijkheden sneller dan wanneer je zo’n traject voor het eerst uitvoert.
En misschien nog belangrijker: we weten dat er altijd een oplossing is. Soms is dat een directe aanpassing. Soms een tijdelijke workaround zodat de organisatie verder kan werken terwijl een structurele oplossing wordt uitgewerkt. Het belangrijkste is dat de bedrijfsvoering doorgaat.
Waarom wachten uiteindelijk meer risico geeft
Hoewel een migratie soms als een grote stap voelt, brengt uitstellen op termijn vaak meer risico met zich mee. Software die niet meer wordt ondersteund ontvangt geen updates meer. Dat betekent:
- geen beveiligingspatches
- geen ondersteuning bij technische problemen
- en steeds minder aansluiting op nieuwe ontwikkelingen of wetgeving
Voor software die de financiële kern van een organisatie ondersteunt, is dat een risico dat weinig bedrijven bewust willen nemen.
Een migratie is ook een moment om opnieuw te kijken
Hoewel een migratie primair technisch is, levert het traject vaak ook nieuwe inzichten op. Doordat processen opnieuw worden bekeken, ontstaat soms de vraag of bepaalde werkwijzen nog wel logisch zijn. Sommige handmatige stappen blijken efficiënter te kunnen, of processen zijn in de loop der jaren anders gegroeid dan de oorspronkelijke inrichting. In die gevallen kan een migratie meteen een kans zijn om de inrichting te verbeteren. Niet omdat het moet, maar omdat het moment er toch is.
De belangrijkste boodschap: begin op tijd
Voor organisaties die nog met Exact Globe Next werken, is de belangrijkste tip daarom eenvoudig: begin op tijd met oriënteren. Niet omdat de migratie zelf ingewikkeld is, maar omdat de voorbereiding tijd en aandacht vraagt.
Juist het inzicht in processen, koppelingen en infrastructuur bepaalt uiteindelijk hoe soepel de overstap verloopt. Wil je weten wat de migratie naar Exact Globe+ betekent voor jouw organisatie? We denken graag met je mee.
