Data is goud waard – als je maar weet hoe je het moet gebruiken. Steeds meer organisaties ontdekken de kracht van data om betere beslissingen te nemen en strategisch te groeien. Toch blijft veel waardevolle informatie onbenut, omdat de stap van losse Excel-sheets naar geavanceerde tools als Power BI en AI groot lijkt. 

Bij Activium begrijpen we die twijfel. Met ons Smart Data Platform bieden we daarom een praktische oplossing om jouw organisatie snel up-to-speed te krijgen. Het platform structureert, centraliseert en ontsluit data uit verschillende systemen, om het vervolgens overzichtelijk te rapporteren. Zo maken we het mogelijk om in korte tijd grote stappen te zetten richting een datagedreven werkwijze, zonder complexe implementaties.

Maar waar begin je dan als je data nog niet actief inzet? In deze blog laten we aan de hand van het BI-volwassenheidsmodel zien hoe wij jouw organisatie stap voor stap begeleiden naar datagedreven succes.

Dataverzameling in Excel: nog van deze tijd?

Waarschijnlijk verzamelt jouw organisatie al veel data, zowel offline als online. Vaak worden deze gegevens samengevoegd in Excel-bestanden, vooral omdat standaardrapportages in systemen niet altijd voldoende inzicht bieden. Hoewel Excel een toegankelijke manier is om data te analyseren, bereiken organisaties op den duur de grenzen van wat ermee mogelijk is:

  • Het onderhoud kost steeds meer tijd
  • Gegevens verouderen en zijn niet meer actueel
  • Bestanden worden trager en onoverzichtelijk
  • Meerdere personen kunnen niet tegelijk aan een bestand werken
  • Autorisatie wordt ingewikkeld

 

Voor je het weet circuleren er tientallen Excel-bestanden binnen de organisatie. Iedereen werkt met eigen versies en formules, waardoor er geen single source of truth is. Dit maakt het lastig om op dezelfde gegevens te vertrouwen. Er ontstaat verwarring, discussie over cijfers en de betrouwbaarheid van data-analyses neemt af.

Van Business Intelligence naar Artificial Intelligence

Wanneer je je herkent in bovenstaande scenario’s, is het tijd om met Business Intelligence aan de slag te gaan: het proces waarbij betrouwbare en actuele data wordt omgezet in relevante informatie. Deze informatie ondersteunt besluitvorming op alle niveaus binnen de organisatie – van operationeel en tactisch tot strategisch. Dit leidt tot een doorlopend verbeterproces dat wordt aangestuurd door data. 

Artificial Intelligence (AI) bouwt vervolgens voort op BI door gebruik te maken van deze data om patronen te ontdekken, voorspellingen te doen en trends te identificeren. Voorbeelden hiervan zijn:

  • Het voorspellen van klantgedrag
  • Het groeperen van klanten op basis van overeenkomende kenmerken
  • Het maken van verkoopprognoses
  • Het voorspellen van onderhoudsbehoeften
  • Scenarioplanning

 

Maar om AI succesvol te implementeren, is het belangrijk om eerst de gegevens goed toegankelijk te maken en op een juiste manier op te slaan. Dit vereist een gestructureerde aanpak en een betrouwbaar BI-platform als fundament. In ons BI-volwassenheidsmodel beschrijven we hoe goed een organisatie dit proces heeft georganiseerd en in welke mate data bijdraagt aan het nemen van de juiste beslissingen.

Het BI-volwassenheidsmodel

 

Level 1: Ongeorganiseerd

Wanneer je onderaan de ‘ladder’ begint, ben je als organisatie vaak pas net begonnen met het verzamelen van data. Je hebt een boekhoudsysteem of andere software waarin gegevens handmatig worden ingevoerd. Je maakt weinig tot geen gebruik van die data voor rapportages. Als je iets wil rapporteren, is het vaak nodig om gegevens handmatig te downloaden en in Excel te verwerken. In deze fase vindt er nog nauwelijks data-analyse plaats.

Level 2: Operationele rapporten

In de volgende fase zet je de eerste stap naar geautomatiseerde rapportages. Je haalt gegevens niet langer alleen op verzoek uit systemen, maar verzamelt ze periodiek in een database. Hoewel je Excel nog gebruikt, werk je nu met standaardrapportages die bijvoorbeeld dagelijks worden bijgewerkt. Deze fase zorgt voor meer consistentie in de verwerking en presentatie van data.

Level 3: Management dashboards

In deze fase benut je als bedrijf de verzamelde gegevens volop. Je analyseert trends en gebruikt Key Performance Indicators (KPI’s) om prestaties te monitoren. Je werkt gestructureerder met data en richt je op de cijfers die echt belangrijk zijn voor jouw organisatie. De rapportages en analyses focussen nu op het bewaken van de gezondheid en voortgang van het bedrijf. In deze stap ben je klaar om een datamodel in te voeren voor zowel structurele als ad-hoc analyses.

Level 4: Self-service analyse

In deze stap heb je Business Intelligence geïmplementeerd. Je verzamelt en verwerkt gegevens uit meerdere bronsystemen op een gestructureerde manier met een datamodel. Het belangrijkste in deze fase is dat medewerkers zelfstandig met data kunnen werken om hun vragen te beantwoorden. Bedrijven die deze stap zetten, hebben hun BI op orde en kunnen gestructureerd rapporteren en analyseren.

Een sterke data-cultuur binnen het hele bedrijf is in deze fase essentieel. Medewerkers moeten begrijpen hoe belangrijk data is en de impact ervan op de organisatie erkennen. Zodra je deze fase bereikt, ben je AI-ready.

Level 5: Gegevensgestuurde voorspellingen

Pas wanneer BI goed op orde is en er een sterke data-cultuur heerst, kun je beginnen met de implementatie van AI. Slechte datakwaliteit belemmert AI-modellen, omdat AI alleen effectief werkt wanneer de onderliggende datastructuren en -processen betrouwbaar zijn. In deze stap heb je je BI goed ingericht en kun je AI-oplossingen implementeren, zoals voorspellende modellen en machine learning.

Level 6: Gegevensgestuurde acties

In de laatste stap gebruik je geavanceerde AI-technologieën om bedrijfsprocessen verder te optimaliseren. Dit kan bijvoorbeeld door geautomatiseerde besluitvorming, geavanceerde analyses of slimme voorspellingen in te zetten. In deze fase draagt AI proactief bij aan strategische beslissingen en bedrijfsvoering, waardoor je processen verder kunt automatiseren en de algehele efficiëntie verbetert.

Snelle stappen met het Smart Data Platform van Activium

Ons Smart Data Platform ondersteunt organisaties bij elke stap van het BI-volwassenheidsmodel – van het verzamelen van ruwe data tot het maken van voorspellende analyses. Het platform helpt vanaf het begin om data te structureren, te centraliseren en om te zetten in bruikbare inzichten. 

Zo werkt het

Het Smart Data Platform draait in jouw cloud-omgeving in Microsoft Azure en verwerkt gegevens uit verschillende bronsystemen, zoals clouddiensten, databases en Excel-bestanden. Deze gegevens worden opgeslagen in een Data Warehouse. Hier blijft de oude data behouden en wordt nieuwe informatie toegevoegd, zonder de oorspronkelijke gegevens te overschrijven. Dit garandeert dat historische gegevens altijd toegankelijk zijn, terwijl de actuele informatie beschikbaar is voor analyses. Één versie van de waarheid dus. We maken vervolgens gebruik van een Power BI Data Model als de centrale bron voor rapportages. De rapportages worden visueel gepresenteerd in een gebruiksvriendelijke omgeving. Hier kun je de gegevens zelf verkennen om diepgaande inzichten te verkrijgen en betere, datagestuurde beslissingen te nemen.

De uitdagingen van BI en AI

Business Intelligence stelt organisaties dus in staat om waardevolle inzichten te verkrijgen, maar er zijn wel enkele belangrijke voorwaarden voor succes. Wil je er zeker van zijn dat je het maximale uit je BI haalt? Let dan op de kwaliteit van je data en zorg ervoor dat het BI-systeem breed binnen de organisatie wordt gebruikt.

Het start met goede datakwaliteit

De kwaliteit van de data in de bronsystemen vormt de basis voor effectieve BI. Gegevens worden niet altijd correct vastgelegd, wat leidt tot incomplete of inconsistente data. Dit veroorzaakt problemen bij het analyseren en rapporteren. Hoewel het mogelijk is om met veel moeite en handmatige interventie de gegevens te repareren, is de oplossing veel fundamenteler: bedrijven moeten terug naar de basis en ervoor zorgen dat medewerkers het bronsysteem gebruiken zoals bedoeld. Het verbeteren van de datakwaliteit begint dus bij het trainen van medewerkers en het creëren van bewustzijn over het belang van goede gegevensinvoer.

Brede adoptie van BI-systemen

De tweede uitdaging is de adoptie van het BI-systeem binnen de organisatie. Vaak zijn het vooral managers die al ervaring hebben met Excel of die Power BI-rapportages begrijpen en gebruiken. Zij erkennen de waarde van BI-tools en passen deze toe om betere inzichten te krijgen. Maar voor een succesvolle integratie van BI in de organisatie zou het gebruik ervan breder moeten worden verspreid. Om echt data-driven te werken, is het noodzakelijk dat iedereen in de organisatie in enige mate een BI-tool gebruikt om zijn werk met data te ondersteunen. 

Activium helpt bij deze uitdagingen 

Onze consultants helpen je om deze uitdagingen aan te pakken. Dankzij onze uitgebreide Exact-kennis en slimme tools waarborgen we de datakwaliteit. Bovendien hanteren we een bewezen implementatiemodel om een sterke datacultuur binnen je organisatie te creëren.

Vliegende start met BI en AI

Al met al kunnen we concluderen dat data een steeds belangrijkere rol speelt in het effectief sturen van je bedrijf. Als je concurrenten snel inefficiënties opsporen en aanpakken terwijl jij achterblijft, loop je het risico je concurrentiepositie en uiteindelijk marktaandeel te verliezen. Bovendien verwachten klanten korte lijntjes en snelle antwoorden. Als jouw organisatie hierin achterblijft, terwijl je concurrenten wel snel en accuraat zijn, zul je op termijn het onderspit delven.

Sta je nog onderaan de BI-volwassenheidsladder, dan lijkt stap 4 misschien ver weg. Maar ongeacht waar je staat, biedt ons BI-team oplossingen die passen bij jouw situatie. Behalve met het Smart Data Platform hebben we ook al veel klanten geholpen met kleinere, op maat gemaakte oplossingen. Met de juiste aanpak profiteert ook jouw organisatie binnen de kortste keren van waardevolle data-inzichten. Meer weten? Neem gerust contact met ons op. Onze data-consultants staan voor je klaar.