Dit is wat we in de praktijk vaak zien bij zakelijke dienstverleners. Niet omdat er te weinig informatie is, maar omdat die informatie verspreid is over systemen en afdelingen. Ook het hanteren van verschillende definities of definities anders interpreteren, zorgt vaak voor verwarring. Om beter te begrijpen waar dit in de praktijk misgaat, spraken we met Thomas Thalen, consultant bij Activium.
Het probleem is zelden gebrek aan data
Zakelijke dienstverleners werken continu met projecten, planningen, uren en facturatie. Informatie is er dus voldoende maar die informatie is vaak verspreid over verschillende personen of afdelingen. Denk aan Excel-bestanden, losse planningstools, HR-systemen en financiële rapportages. Iedere afdeling werkt met een eigen bron en eigen definities.
Het gevolg zijn cijfers die niet altijd overeenkomen. Of, als die cijfers wel kloppen, definities die niet altijd hetzelfde zijn. Het gesprek gaat dan niet meer over voortgang of verbetering, maar over welke cijfers of definities wel of niet kloppen. Zoals Thomas het verwoordt: “Als we niet hetzelfde bedoelen met dezelfde data, is sturen onmogelijk.”
Eerst eenduidigheid, dan pas grip
De reflex is vaak om te investeren in dashboards of rapportages. Maar zonder eenduidige definities en processen levert dat weinig op. Eerst moet duidelijk zijn wat de organisatie bedoelt met begrippen als capaciteit, facturabiliteit en bezetting. Ook moet helder zijn welke bron leidend is.
Een geïntegreerde inrichting met Exact en aanvullende software helpen daarbij. Niet alleen doordat systemen gekoppeld worden, maar doordat processen worden gestandaardiseerd en definities gelijk worden getrokken. Iedereen werkt met dezelfde informatie en dezelfde uitgangspunten.
Van achteraf verklaren naar tijdig bijsturen
Veel organisaties sturen nog op rapportages die achteraf verklaren wat er is gebeurd. Maar de echte waarde zit in het moment waarop je nog kunt bijsturen.
Kun je op tijd zien dat een project uitloopt?
Weet je wanneer capaciteit een knelpunt wordt?
Heb je inzicht voordat marges onder druk komen te staan?
Met een juiste inrichting waarbij de tijd tussen invoer, overzicht en actie zo kort mogelijk is,heb je sneller inzicht en kun je sneller (of überhaupt) sturen.
De grootste uitdaging zit in de organisatie
Hoewel software een belangrijke rol speelt, ligt de grootste uitdaging meestal niet in de techniek, maar in de organisatie. Nieuwe processen moeten worden ingericht, medewerkers moeten anders gaan werken en systemen moeten onderdeel worden van de dagelijkse praktijk.
Als medewerkers niet worden meegenomen in die verandering, ontstaat weerstand. Niet omdat ze tegen verandering zijn, maar omdat hun manier van werken verandert. Daarom is change management een belangrijk onderdeel van implementaties. Het is voor medewerkers belangrijk om te begrijpen wat er verandert en waarom.
Processen met elkaar verbinden; de rol van Activium
Wat vaak wordt onderschat, is hoe sterk processen met elkaar samenhangen. Een wijziging in urenregistratie heeft effect op planning, facturatie en rapportages. Het is één keten, waarin elke stap invloed heeft op de volgende. Dat maakt het belangrijk om niet alleen naar losse onderdelen te kijken, maar naar het geheel.
In trajecten als deze werkt Activium als partner. Dat betekent dat we niet alleen software implementeren, maar vanuit strategie, ambities en bedrijfsprocessen van een organisatie meedenken over procesinrichting en prioriteiten. Samen met de organisatie bepalen we waar de grootste knelpunten zitten en welke verbeteringen het meeste effect hebben. Op basis daarvan maken we een roadmap. Daarbij houden we rekening met capaciteit maar ook met de veranderbereidheid van de dagelijkse praktijk.
Specialisme maakt het verschil
Veel organisaties proberen dit soort trajecten eerst zelf op te pakken. Iemand die al een functie vervult krijgt het erbij, of er wordt verspreid in de organisatie gestart met losse verbeteringen. Tot een bepaald punt werkt dat. Daarna wordt duidelijk dat processen, systemen en data sterk met elkaar verweven zijn. Juist die samenhang vraagt om ervaring. Niet alleen met software, maar ook met implementaties en veranderprocessen.
Wat levert het op?
Wanneer zowel processen als definities op elkaar aansluiten, ontstaat er overzicht.
Dat leidt tot:
- meer grip op capaciteit en bezetting
- betere voorspelbaarheid van marges
- betrouwbare en tijdige facturatie
- minder handmatig werk en minder fouten
- duidelijkere rapportages
En vooral: gesprekken die weer over inhoud en over verbetering gaan, in plaats van over verschillen in cijfers.
De volgende stap
Voor zakelijke dienstverleners ligt de sleutel in samenhang. Samenhang tussen processen, systemen en mensen. Wil je weten hoe jouw organisatie meer grip kan krijgen op projecten, uren en marges? Neem dan contact met ons op.
