Samen bouwen aan een toekomstbestendige Exact-omgeving
Ron de Mooij is Manager Finance & Control bij Gamma Communications Nederland B.V. en houdt zich dagelijks bezig met de financiële operatie, optimalisatie van processen en het aansturen van de financiële afdeling. Toen ze bij Gamma Communications merkten dat de bestaande IT-infrastructuur – waar de financiële administratie in Exact op draait – begon te knellen, was het tijd om in actie te komen.
Verouderde infrastructuur en risico op verstoringen
De aanleiding voor het contact met Activium was een server die nog gebruik maakte van een verouderd besturingssysteem. Dit was de server waarop Gamma’s Exact Globe-administratie draaide. Gamma besloot dat het tijd was om de omgeving toekomstbestendig te maken, een veilige en stabiele omgeving als basis voor verdere automatisering.
Een technische transformatie zonder ruis
Samen met Gamma stelden we een plan van aanpak op om de overstap te maken naar een nieuwe, veilige serveromgeving. Hierbij was het essentieel dat de continuïteit van het werkproces gewaarborgd bleef. De oude productieomgeving moest beschikbaar blijven, totdat alles in de nieuwe omgeving getest en goedgekeurd was. Ron had niet verwacht dat het zo’n complex project zou zijn en vergelijkt de situatie met het inpakken van een verhuisdoos: “Het leek zo simpel in mijn hoofd: je ‘stopt’ die applicatie in een verhuisdoos, zet hem ergens anders neer, pakt hem uit en het functioneert weer. Maar zo eenvoudig was het niet.’’
Het was een flink project, maar de migratie verliep gelukkig soepel. Ron: ‘’Eerst hebben we de software helemaal opnieuw geïnstalleerd. Vervolgens hebben we de databases inclusief alle koppelingen overgezet naar het nieuwe systeem. En dan begint het testen: je wilt er zeker van zijn dat alles nog steeds goed functioneert. Het was dus echt een intensieve samenwerking tussen het technische team bij Activium en de technische en financiële medewerkers bij Gamma zelf.’’
Het systeem is gedurende het hele proces in de lucht gebleven doordat we te allen tijde konden terugkeren naar de productieomgeving. Deze hebben we pas verlaten op het moment dat we zeker wisten dat alles goed werkte. Ron is tevreden over het resultaat: “We hebben de overstap kunnen maken zonder downtime. Voor onze medewerkers was het eigenlijk een naadloze overgang. Dat was precies wat we wilden.”
“We hebben de overstap kunnen maken zonder downtime. Voor onze medewerkers was het eigenlijk een naadloze overgang. Dat was precies wat we wilden.”
De kracht van een kritische consultant
Een belangrijk succesfactor in het project was de samenwerking met Martijn van Eimeren, consultant en projectleider bij Activium. Martijn nam het voortouw in het opstellen van het projectplan, het maken van een heldere planning en het bewaken van de voortgang, het budget en de scope.
“Wat ik heel prettig vond aan Martijn, is dat hij altijd helder communiceert. Hij is kritisch, maar altijd met het succes van het project in het achterhoofd,” zegt Ron. “Op een bepaald moment wilde ik doorpakken, maar Martijn drukte op de rem omdat we bepaalde criteria niet hadden gehaald. Dat bleek achteraf de juiste keuze. Soms is het maken van zo’n harde keuze noodzakelijk, omdat je zorgvuldig hebt nagedacht over wat er nodig is om door te gaan. Martijn zorgde ervoor dat we ons daar ook aan hielden.’
De samenwerking met Activium voelde voor Ron persoonlijk en betrokken. “Ook het contact met Rob Haarsma en Stefan Nix was vanaf het eerste moment goed. Ze dachten pragmatisch met ons mee en wisten precies hoe ze onze situatie konden vertalen naar een passende oplossing.”
Vooruitkijken: minder maatwerk, meer standaardisatie
Nu de servermigratie succesvol is afgerond, kijken ze bij Gamma vooruit. Ron en zijn team willen de komende periode werk maken van het automatiseren van processen, het terugdringen van handmatige handelingen, en het verbeteren van rapportages.
Daarnaast wil Ron het resterende maatwerk verder afbouwen. “We hebben nog een module die extern is ontwikkeld. We willen graag onderzoeken hoe we dat op een slimmere manier kunnen integreren in onze standaard Exact-omgeving.” Hiermee verkleint Gamma niet alleen de afhankelijkheid van externe partijen, maar ontstaat er ook ruimte voor schaalbare en beheersbare groei.
Activium blijft hierbij een belangrijke sparringpartner. “Ik vind het prettig dat we periodiek contact onderhouden en herinnerd worden aan verbeterpunten. Het zorgt ervoor dat we blijven bewegen en niet terugvallen in de waan van de dag’’, aldus Ron.
Rust in de basis, ruimte voor groei
De samenwerking met Activium heeft Gamma Communications geholpen om een verouderde situatie om te buigen naar een solide en toekomstbestendige oplossing. Dankzij de heldere aanpak, kritische begeleiding en inhoudelijke kennis van de consultants kon het project soepel worden uitgevoerd zonder verstoring van de dagelijkse operatie.
Voor Ron is de grootste winst de rust en het vertrouwen dat er nu staat. “We weten dat onze basis goed is. En vanuit die basis kunnen we gaan bouwen aan verdere automatisering en optimalisatie. Samen met Activium.”
