Hoe de overstap naar Exact Online Projecten Premium ruimte gaf voor overzicht en groei
ProDemos ontvangt jaarlijks meer dan 100.000 scholieren in Den Haag voor educatieve programma’s over democratie en rechtsstaat. Daarnaast nog veel scholieren op gemeente- en provinciehuizen. Achter de schermen zorgt een betrokken team voor een solide organisatie, waaronder financial controller Kees Stroobach, die verantwoordelijk is voor begrotingen, subsidie-afrekeningen en rapportages. Toen bleek dat hun vertrouwde Exact Globe-omgeving niet langer voldeed aan de wensen en eisen van deze tijd, werd het tijd voor een modernere oplossing.
Van losse tools naar één geïntegreerd geheel
“Onze ICT-afdeling had al veel applicaties overgezet naar SaaS-oplossingen vanwege veiligheid,” vertelt Kees. “Exact Globe draaide nog lokaal en dat wilden we veranderen.” “De Premium versie van Exact Online bood de mogelijkheid om veilig in de cloud te werken én bevatte project functionaliteit; essentieel voor onze gesubsidieerde activiteiten.”
De overstap was het uitgelezen moment om meerdere processen te verbeteren. Power BI werd gekoppeld voor diepgaande rapportages en strategische en real-time inzichten, Blue10 nam de goedkeuringsflow voor inkomende facturen over van o.a. Synergy, en er werd een eigen uren schrijfsysteem ontwikkeld. Activium dacht hierbij mee over de koppelingen met Exact Online en de praktische inrichting.
Heldere aanpak, prettige samenwerking
Via Exact kwamen ze bij Activium terecht. Na een offertetraject koos ProDemos voor Activium. “Het klikte gewoon,” aldus Kees. “Het gesprek was helder, ze begrepen onze wensen goed, en de offerte sloot daar perfect op aan.”
De samenwerking verliep volgens een concreet stappenplan, wat goed aansloot bij de projectmatige werkwijze van ProDemos. “Elke twee weken kwamen we samen in een klein projectteam.” “De voortgang werd gemonitord via een overzichtelijk digitaal bord met acties en verantwoordelijkheden.”
Kees werkte intensief samen met consultant Michel Nuijten. “Hij wist waar hij het over had; zowel technisch als boekhoudkundig.” Toen bleek dat er iets meer tijd nodig was dan vooraf ingeschat, werd dat tijdig besproken. Uiteindelijk was alles ruim op tijd klaar voor de beoogde livegang op 1 januari.”
Wat het opleverde
De overstap leverde direct resultaat:
- Snellere goedkeuring van facturen: “Dankzij Blue10 gaat het veel sneller.” “We krijgen ook aanzienlijk minder aanmaningen.”
- Meer inzicht via Power BI: “We kunnen nu zelf analyses maken, bijvoorbeeld om te bepalen wat de kostprijs is van verschillende activiteiten.” Hierin zijn koppelingen gelegd met Power BI via de API, waardoor real-time dashboards en rapportages mogelijk zijn.
- Een passend urenschrijfsysteem: “Bestaande oplossingen waren duur of ongeschikt.” “Daarom hebben we zelf een urenregistratie applicatie ontwikkeld, direct te koppelen aan zowel Exact Online als het HR-pakket, met advies van Activium over deze koppelingen.”
- Overstap naar veilige Cloud omgeving. Geen on-premise servers meer nodig, minder IT-beheer. En een applicatielandschap klaar voor de toekomst.
De timing bleek perfect. “Onze collega die met Globe werkte ging met pensioen, en zijn opvolger kon direct met Exact Online aan de slag.” “Zo hoefden we niemand iets ‘af te leren’.”
Activium als meedenkende partner
Hoewel het grootste deel van het traject is afgerond, blijft Activium betrokken. Michel ondersteunt bijvoorbeeld nog bij de laatste datamigratie van Globe naar Online. Daarnaast wordt er gewerkt aan een koppeling tussen het planningssysteem en de urenschrijfmodule, om dubbel werk te voorkomen.
Kees kijkt met vertrouwen terug:
“De teamleden van Activium hebben veel kennis”, denken mee en doen wat ze zeggen. Op basis van onze ervaring kan ik ze zeker aanbevelen.”
