Voor Floris Verlinden, directeur van Verbunt Verlinden, is één ding daarin belangrijk: “Het systeem moet voor ons werken, en wij niet voor het systeem.” Samen met Activium werkt Verbunt Verlinden al jarenlang aan een stabiele Exact-omgeving die meebeweegt met de organisatie. Een samenwerking die zich door de jaren heen blijft ontwikkelen.
Een organisatie met veel bewegende onderdelen
Verbunt Verlinden is een gevestigde naam binnen de Nederlandse wijnwereld. Met activiteiten in zowel horeca als retail, een eigen B2B- en B2C-webshop en een netwerk van aangesloten wijnspecialisten, is de organisatie de afgelopen jaren sterk gedigitaliseerd.
“Exact is echt de basis,” vertelt Wesley, online marketeer bij Verbunt Verlinden. “Daar staat alles in. Vanuit daar lopen koppelingen naar onder andere onze webshops, ons externe magazijn, rapportages en andere systemen.”
De organisatie werkt met Exact Globe in combinatie met Synergy. Daarnaast zijn er koppelingen met Magento voor de webshopomgeving en een uitgebreid BI-platform in Tableau voor dashboards en rapportages.
Die combinatie zorgt ervoor dat verschillende afdelingen (van sales tot marketing en logistiek) continu met actuele data werken. “Voor onze buitendienst is het bijvoorbeeld belangrijk om te zien welke klanten goed draaien, waar kansen liggen of waar omzet terugloopt.”
Maar ook leveranciers willen inzicht in hoe hun wijnhuizen presteren in Nederland. Dat soort inzichten halen we uit onze dashboards.”
Wanneer systemen meegroeien met het bedrijf
Door de jaren heen is het systeemlandschap steeds verder uitgebreid. Nieuwe koppelingen, nieuwe processen en aanvullende wensen zorgden ervoor dat Exact steeds meer ‘op maat’ werd gemaakt.
Volgens Wesley ligt daar ook meteen een belangrijke les:
“Het systeem moet eigenlijk werken zoals het systeem bedacht is, niet zoals wij willen dat het werkt.”
In het verleden zijn keuzes gemaakt waarbij processen uit een oud systeem zoveel mogelijk werden nagebouwd in Exact. Daardoor ontstonden extra maatwerkvelden en complexe structuren die vandaag de dag nog steeds invloed hebben op de inrichting.
“Op een gegeven moment ga je velden gebruiken voor dingen waar ze eigenlijk niet voor bedoeld zijn,” legt Wesley uit. “Dan werkt het wel, maar het maakt het systeem ook ingewikkelder.”
Zowel Floris als Wesley zien Exact als een sterke basis voor de organisatie. Maar juist daarom kijken ze kritisch naar hoe processen slimmer, eenvoudiger en toekomstbestendiger ingericht kunnen worden.
Een vaste sparringpartner in een complexe omgeving
In die ontwikkeling speelt Activium al jarenlang een belangrijke rol. Omdat Verbunt Verlinden onderdeel werd van een holdingstructuur die al bediend werd door Activium, ontstond ook de samenwerking met Activium. Inmiddels is die samenwerking uitgegroeid tot een vast onderdeel van de organisatie.
Vooral consultant Stefan speelt daarin een centrale rol.
“Stefan voelt bijna als een extra collega,” vertelt Wesley. “Hij kent onze medewerkers, weet hoe onze omgeving werkt, kent de wijnwereld heel goed en komt nog steeds regelmatig bij ons op locatie. Dat maakt het schakelen gewoon erg prettig.”
De samenwerking draait niet alleen om inhoudelijke support of technische vragen over Exact. Juist het meedenken over optimalisaties en toekomstige verbeteringen wordt gewaardeerd.
Zo wordt momenteel gekeken naar:
- het vereenvoudigen van complexe prijslijststructuren
- slimmer omgaan met jaargangen en artikelbeheer
- mogelijkheden rondom samengestelde artikelen
- en het verder standaardiseren van processen binnen Exact
“Er zijn absoluut kansen om dingen eenvoudiger te maken,” zegt Wesley. “En dat is ook nodig als je wilt blijven doorgroeien.”
Technologie als middel, niet als doel
Wat opvalt in het gesprek met Floris en Wesley, is dat technologie voor hen nooit het einddoel is. Systemen moeten ondersteunen, niet leidend worden.
“Wij gaan nooit veranderen om het veranderen,” zegt Floris. “Het moet gewoon werken.”
Daarom draait de samenwerking ook niet om de nieuwste software of zoveel mogelijk maatwerk. Juist het zoeken naar eenvoud, stabiliteit en schaalbaarheid staat centraal.
Voor Verbunt Verlinden betekent dat:
- een stabiele Exact-basis
- koppelingen die betrouwbaar samenwerken
- inzicht via dashboards en BI
- én een partner die meedenkt over de lange termijn
Samen blijven verbeteren
De komende jaren blijft Verbunt Verlinden verder optimaliseren. Niet door alles opnieuw uit te vinden, maar door stap voor stap slimmer te werken. En daarin blijft Activium betrokken als sparringpartner! Want in een organisatie waar zoveel processen samenkomen, draait het uiteindelijk niet alleen om software. Het draait om overzicht, grip en systemen die blijven ondersteunen terwijl de organisatie verder groeit.
