Additionele wensen laten zich niet altijd vangen in standaard software van Exact. Activium is heer en meester in het ontwikkelen en koppelen van out-of-the-box applicaties. Het Exact systeem valideert de data afkomstig uit deze apps. Voor een wereldwijd opererende producent van lakken en verven ontwikkelde Activium twee verschillende applicaties. Eén om tijdelijke prijsacties te kunnen doorvoeren en een tweede applicatie voor de eigen bezorgdienst. Een gesprek met het brein achter deze applicaties: Colin Vennebekken.
‘’Onze klant maakt gebruik van Exact Synergy en Exact Globe’’, begint Colin. “Daarnaast hebben ze veel additionele software die rondom de Exact worden gebruikt. Alle medewerkers hebben toegang tot Exact Synergy, daarin zijn alle bedrijfsprocessen ondergebracht. In Exact Globe wordt de bedrijfsadministratie gevoerd en vindt de logistieke afhandeling plaats, slechts een deel van de medewerkers werkt hiermee en heeft toegang. Dat is een bewuste keuze, omdat je niet iedereen toegang wilt geven tot financiële gegevens.”
Eenvoudig actieprijzen van Synergy naar Globe
Eén van de oplossingen die Activium heeft gebouwd is het doorvoeren van tijdelijke marketingacties, ofwel actieprijzen, door medewerkers van de marketingafdeling. “Het opvoeren van actieprijzen is een functionaliteit binnen Exact Globe. Omdat de marketingafdeling niet met Exact Globe werkt, heeft Activium een ingang gemaakt vanuit Synergy”, legt Colin uit. “Het geeft de gebruiker de mogelijkheid om, op basis van een Excel sheet ingeladen in Synergy, voor een gekozen periode actieprijzen te activeren in Globe (het ordersysteem). De applicatie voorziet erin dat de prijzen gevalideerd worden opgevoerd in Globe. Synergy beschikt bovendien standaard over een procesmodule voor aanvragen, goedkeuren en verwerken. Dat is belangrijk omdat de salesmanager een validatie op de actieprijzen uitvoert. Voordat actieprijzen daadwerkelijk van toepassing zijn, zijn ze dus gecontroleerd. In Synergy is bovendien herleidbaar wie de goedkeuring heeft verleend.”
Van papieren rompslomp naar Easy Delivery App
Activium heeft tevens een applicatie-op-maat ontwikkeld. De producent van lakken en verven beschikt over een eigen bezorgdienst. Dagelijks rijden medewerkers naar klanten om zelf de voorraad aan te vullen of om bestellingen af te leveren bij deze klanten. De avond voor levering werden routelijsten handmatig verzameld en geprint, waarmee de chauffeur de volgende dag op pad gaat. Ook werden ADR-gegevens, de vermelding van risico’s van gevaarlijke stoffen, handmatig verzameld en uitgeprint. Een werkwijze die nogal wat beperkingen met zich meebracht. “Zo kostte het veel tijd om alle routelijsten en ADR-documenten te verzamelen en klaar te leggen. Men was afhankelijk van een papieren stroom en dat papiertje raakt nog wel eens kwijt. Spoedbezorgingen werden mondeling doorgeven en er was geen grip vanwege het gebrek aan real-time informatie”, zo schetst Colin de oude situatie. “Ook was er geen bewijs van afleveren, wat soms tot een dispuut leidde. De wens was dan ook om een mobiele applicatie op te tuigen om deze kwesties af te vangen. Als bijvangst is direct een aantal processen verbeterd.”
Alle data die nodig is om het proces geautomatiseerd te laten verlopen, is afkomstig uit Globe. “Hier worden orders in aangemaakt en uitgeleverd. Deze data laten we afdalen naar het ERP-systeem Synergy. Vervolgens hebben we de mobiele applicatie gekoppeld aan Synergy, en dat geeft een groot aantal voordelen”, zegt Colin trots. “In de app staan de orders die gedurende de dag door de chauffeur moeten worden geleverd. Tevens staan de digitale documenten inclusief ADR-gegevens vermeld. Elke nacht worden de papieren routelijsten automatisch gegenereerd en uitgeprint inclusief ADR-documenten. Deze papieren versie is slechts een back-up voor de chauffeurs. Bij het leveren van orders in Globe wordt er automatisch een sticker gegenereerd en geprint, die op de doos kan. In de Easy Delivery App kunnen bij inladen alle dozen gescand worden. Hierdoor weet de chauffeur dat alles is ingeladen en hij op pad kan. Bij levering tekent de klant in de app voor ontvangst. Hiervan krijgt de klant desgewenst een e-mail. Ook spoedbezorgingen worden direct zichtbaar in de app. Alle informatie is eveneens beschikbaar in Synergy.’’
Real-time informatie en controle
Dankzij de Easy Delivery App heeft de backoffice sneller in beeld of de chauffeur op schema ligt, zegt Colin. “Met andere woorden, wat is er bezorgd en wat nog niet? Ook is er een betere controle op aflevering. Soms zijn er geschillen met een klant die zegt dat de bestelling niet is geleverd. Dat is nu gemakkelijk aan te tonen, want de klant tekent voor ontvangst.”
“Deze oplossingen zijn slechts voorbeelden van onze kracht. We hebben veel disciplines in huis om out-of-the box applicaties te ontwikkelen. Hiermee vullen we additionele wensen in, die zich niet in standaard software van Exact laten vangen.”