Het overtypen van informatie tussen systemen is niet meer van deze tijd, het is foutgevoelig en verre van efficiënt. Dat zegt Dennis Bonten, consultant bij Activium. Hij is fervent voorstander van het koppelen van systemen onderling (en met Exact) voor een optimale ketensamenwerking en heeft reeds vele handelsbedrijven op die manier ‘gekoppeld’. “Ik geloof heilig in het Coolblue-principe, ook voor B2B.”

Steeds meer handelsbedrijven doen aan e-commerce. “Wat we vaak zien is dat orders worden overgetypt, de klant ‘handmatig’ wordt bevestigd en alles in Excel wordt bijgehouden. Dat kan toch niet waar zijn?”, stelt Dennis. “Zorg voor een online portaal, geef klanten een login, raamcontracten en prijslijsten en laat ze maar bestellen. Alle orderinformatie komt dan in Exact binnen en pakbonnen worden automatisch aangemaakt. Er komt intern niemand meer aan te pas, behalve de magazijnmedewerker die het pakje gereed maakt en het label erop plakt. Bijkomend voordeel van deze verregaande integratie is bovendien dat je jouw klanten veel beter kunt informeren.”

Dennis gelooft heilig in het Coolblue-principe. Iedereen kent het gevoel als je iets bestelt bij Coolblue. “Je bestelt iets en krijgt automatisch een bevestiging per mail. Zodra het pakketje is ingepakt en verstuurd volgt opnieuw een mail dat het pakje onderweg is met daarbij een track & trace link. Als het pakje is afgeleverd, krijgt het ERP systeem een signaal en stuurt opnieuw geautomatiseerd een mail met de bevestiging van afleveren en de factuur. In diezelfde mail staan de contactgegevens voor eventuele vragen en wordt aan een stukje cross selling gedaan. Er is geen klant die dat niet wil, klanten willen nu eenmaal geïnformeerd worden, zowel in B2C en zeker ook in B2B. Het vraagt echter wel om een verregaande integratie en koppelingen met je ERP, met je webshop, met online marktplaatsen waarop je actief bent. Met daaromheen add-ons die het leven efficiënter maken, zoals bijvoorbeeld een automatische track & trace.

“Integratie zorgt voor maximaal resultaat met minimale inspanning.”

Het maakt een verschil hoe processen lopen binnen het ERP, het gaat erom dat de data klopt en dat de geautomatiseerde processen de medewerker optimaal ondersteunen, zegt Dennis. “Dan gaat het proces automatisch en hoef je je alleen nog maar bezig te houden met die paar uitzonderingen. Eén van de basisprincipes om te komen tot zo’n verregaande integratie is ‘niet printen’. Alles verloopt digitaal, want alle informatie is gewoon te vinden in Exact. Het enige wat je moet printen is eigenlijk de pakbon, meer niet.” zegt Dennis met een glimlach.

“Koppelingen bouwen is goed, maar blijf wel bij de standaard. Ga geen maatwerkkoppelingen bouwen.” Activium helpt je graag om ook die Coolblue-ervaring te bereiken door Exact software te koppelen aan allerlei andere systemen op basis van real-time informatie.

“eCommerce customers aren’t shopping – they are buying because it is their jobs.”